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Informazioni offerta

Sede

Milano

Settore funzionale

Segreteria

Descrizione

DESCRIZIONE DELLA POSIZIONE

Il/la candidato/a sarà responsabile delle funzioni amministrative e di segreteria, parteciperà alla vita dell’ufficio nel quotidiano, contribuendo ad infondere un’immagine positiva della società tra i clienti ed altri esterni.

Le responsabilità del ruolo prevedono (ma non sono limitate a): ricezione e accoglienza degli ospiti, raccolta e consegna dei messaggi, gestione del servizio di prenotazione delle sale dell’ufficio, gestione delle chiamate.

Il ruolo prevede una turnistica settimanale, che assicuri la copertura del servizio di Reception dal lunedì al venerdì dalle 8:00 alle 19:00.

 RESPONSABILITA’

  • Rispondere al telefono in modo cortese e appropriato alla situazione
  • Interagire ogni giorno con BCGer, clienti, vendor, ecc.
  • Riferire i messaggi ai giusti interlocutori, evitando ritardi
  • Ricevere ospiti, avvisare i colleghi del loro arrivo e gestire l’accoglienza in modo appropriato
  • Gestire il servizio di prenotazione delle sale dell’ufficio
  • Essere informato/a dello staffing dei colleghi dell’ufficio
  • Allocare badge temporanei agli ospiti che visitano l’ufficio
  • Mantenere aggiornata la lista telefonica dell’ufficio
  • Gestione della posta e dei fax ricevuti in ufficio
  • Gestione dei corrieri e dei pony express
  • Gestione delle fatture dei corrieri, in collaborazione con l’ufficio Finance
  • Gestione del servizio di richiesta taxi, secondo le policy interne
  • Raccolta e gestione delle richieste di manutenzione/pulizia dell’ufficio
  • Gestione dell’ordine dei quotidiani

REQUISITI

  • Esperienza pregressa in un ruolo analogo

SKILLS

  • Ottima conoscenza della lingua inglese (parlata e scritta)
  • Buona conoscenza di Outlook, Word, PowerPoint, Word and Excel
  • Ottime capacità di comunicazione

COMPETENZE CHIAVE

  • Personalità socievole
  • Professionalità, proattività e buona organizzazione
  • Capacità di lavorare in autonomia
  • Capacità di lavorare in team
  • Capacità di lavorare con informazioni confidenziali
  • Ottime abilità di comunicazione con l’intero staff di BCG ad ogni livello e con i clienti
  • Flessibilità

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